Excelを使った業務は、多くの職場で当たり前のように行われています。
「慣れている作業だから大丈夫」
「何度もやっているからミスはしない」
そう思っていても、
実際には手作業が原因のミスは少なくありません。
この記事では、
Excelの手作業で起きやすいミスと、
ツール化によってそれらを防げた実例を、
非エンジニアの方にも分かるように紹介します。
Excelの手作業で起きやすいミスとは
入力・転記ミス
Excel作業で最も多いのが、入力や転記のミスです。
・数字の打ち間違い
・コピー＆ペーストのズレ
・桁の見落とし
どれも小さなミスですが、
後工程で大きな問題になることもあります。
集計・計算ミス
集計作業では、次のようなミスが起きやすくなります。
・関数の範囲漏れ
・行や列を追加した後の更新忘れ
・一部のデータが集計に含まれていない
見た目では気づきにくく、
発見が遅れるケースも少なくありません。
確認漏れ・見落とし
「最後に確認しているから大丈夫」
と思っていても、
すべてを目で追って確認するのは簡単ではありません。
・確認する量が多い
・人によって確認基準が違う
こうした状況では、どうしても見落としが発生します。
なぜExcelの手作業ミスはなくならないのか
作業が増えるほど人は疲れる
Excel作業は単調なものが多く、
長時間続けると集中力が落ちてしまいます。
疲れた状態では、
普段ならしないようなミスも起きやすくなります。
忙しい時ほどミスは起きやすい
月末や締め作業など、忙しい時期ほど作業量は増えます。
時間に追われる状況では、確認作業が後回しになりがちです。
属人化がミスを生む
「この作業はあの人しか分からない」
という状態も、ミスが起きやすい原因になります。
引き継ぎが不十分なまま作業を続けると、トラブルにつながりやすくなります。
ツール化でミスを防げた実例
入力ルールをツールで固定した例
入力内容を自由にしていると、人によって書き方がバラバラになります。
入力形式をツール側で固定することで、
不正な値や入力漏れを防ぐことができました。
集計処理を自動化した例
これまで手作業で行っていた集計を、自動処理に置き換えました。
・集計ボタンを押すだけ
・計算ミスが発生しない
作業時間とミスの両方を減らすことができました。
チェック作業を仕組み化した例
チェック項目をツールで管理することで、確認漏れを防ぐ仕組みを作りました。
人が覚えておく必要がなくなり、安心して作業できるようになりました。
ツール化して分かった「意外な効果」
ミスが減ると確認作業も減る
ミスが減ると、何度も確認する必要がなくなります。
結果として、
全体の作業時間も短縮されました。
心理的な負担が軽くなる
「間違っていないか不安」
という気持ちが減り、精神的な負担も軽くなりました。
安心して作業できるのは、大きなメリットです。
引き継ぎが楽になる
作業が仕組み化されることで、引き継ぎも簡単になりました。
説明にかかる時間が減り、誰でも同じように作業できます。
いきなり全部ツール化しなくていい
ミスが多いところから手をつける
すべてを一度に変える必要はありません。
・ミスが多い作業
・影響が大きい作業
こうした部分から少しずつ改善するのがおすすめです。
まずは補助ツールから始める
最初は、入力チェックや集計だけでも十分です。
小さな改善でも、効果を実感できます。
まとめ｜Excelのミスは仕組みで防げる
Excelの手作業ミスは、
注意力だけで防ぐのは難しいものです。
ツール化することで、人の頑張りに頼らない仕組みを作ることができます。
まずは、ミスが起きやすい作業から、少しずつ見直してみてください。
業務効率化ツール全体の考え方については、こちらの記事も参考になります。
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