毎日の業務で、同じ作業を何度も繰り返していませんか？
「ツール化」「自動化」と聞くと、
難しそう・ITに詳しくないと無理そう、
と感じる方も多いと思います。
ですが、業務効率化ツールは、実はとても身近なところから始められます。
この記事では、
業務効率化ツールとは何か、
どんなことができるのかを、
非エンジニアの方にも分かるように実例を交えながら解説します。
業務効率化ツールとは何か？
そもそも「業務効率化」とは？
業務効率化とは、
仕事にかかる時間や手間を減らし、ミスや無駄を少なくすることです。
・作業時間を短縮する
・入力ミスや確認漏れを防ぐ
・特定の人にしか分からない状態をなくす
こうした改善を目的として使われるのが、業務効率化ツールです。
業務効率化ツールの具体例
業務効率化ツールといっても、特別なシステムだけを指すわけではありません。
例えば、以下のようなものも立派な業務効率化ツールです。
・Excelを使った入力・集計ツール
・Googleスプレッドシートを使った管理表
・Web操作を自動で行う仕組み
身近なツールを少し工夫するだけでも、業務は大きく変わります。
なぜ手作業は減らしたほうがいいのか
手作業で起きやすい問題
手作業が多い業務では、次のような問題が起きやすくなります。
・入力ミスや転記ミス
・確認漏れ
・作業者によるバラつき
特に、忙しい時期ほどミスが起きやすくなります。
人が悪いわけではない
こうした問題は、作業している人の能力や意識の問題ではありません。
人は長時間同じ作業を続けると、どうしても集中力が落ちてしまいます。
だからこそ、人が頑張る前提ではなく、仕組みで支えることが大切になります。
業務効率化ツールで「できること」実例
Excel作業を自動化した例
Excelを使った業務では、次のような作業を自動化できます。
・CSVファイルの取り込み
・データの集計
・入力内容のチェック
手作業で行っていた処理を自動化することで、作業時間とミスを同時に減らすことができます。
スプレッドシートで管理をラクにした例
Googleスプレッドシートを使うと、複数人での管理が簡単になります。
・フォームと連携して入力を自動化
・集計結果を自動で更新
・常に最新の情報を共有
「誰が最新版を持っているか分からない」
といった悩みも減ります。
Web操作を自動化した例
Webサイトからのデータ取得や、定型的な操作も自動化できます。
・決まったサイトから情報を取得
・同じ操作を毎回繰り返す作業
・チェック作業の自動化
人が行う必要のない作業を減らすことで、本来の業務に集中できるようになります。
ツール化すると何が変わるのか
時間的な変化
業務効率化ツールを導入すると、作業時間が大きく減ります。
例えば、
毎日10分かかっていた作業を自動化すると、
1年で数十時間分の時間を確保できます。
精神的な変化
時間だけでなく、気持ちの面でも変化があります。
・ミスを心配するストレスが減る
・作業へのプレッシャーが軽くなる
「ちゃんとできているか不安」
という気持ちが減るのは大きなメリットです。
業務全体への影響
業務が仕組み化されることで、属人化も防げます。
・引き継ぎが楽になる
・誰がやっても同じ結果になる
結果として、
業務全体が安定します。
最初から完璧を目指す必要はない
小さく始めるのがコツ
業務効率化は、最初から大きく変える必要はありません。
・一部の作業だけ
・週に1回の作業から
小さな改善でも、十分に効果があります。
失敗しにくい始め方
失敗しにくくするためには、
まず現状を整理することが大切です。
・どの作業が大変か
・どこでミスが起きやすいか
困っている点を書き出すだけでも、改善のヒントが見えてきます。
まとめ｜業務効率化ツールは身近なところから
業務効率化ツールは、特別なものではありません。
身近な作業を少し見直すだけでも、
仕事は確実にラクになります。
まずは、
「少しでも楽にできるところはないか」
という視点から始めてみてください。
Excel業務で起きやすいミスについては、別の記事で詳しくまとめています。
実際に作成した業務効率化ツールの事例は、ポートフォリオページでも紹介しています。
👉 ポートフォリオ一覧を見る